পেঞ্চন লাভৰ পূৰ্বেই যদি বাণপানীৰ বাবে পি.পি.ও.ৰ ক্ষতি হোৱা বা হেৰুওৱাৰ বিষয়ে অৱগত কৰোৱা হয়, তেনেহলে অৱগত কৰোৱা পেঞ্চন প্ৰদানকাৰী শাখাই গতানুগতিক ব্যৱস্থাৰ জৰিয়তে অৰ্থাত্ পি.এ.ও., লিংক শাখাৰ জৰিয়তে পি.এ.ও. কাৰ্য্যালয়ত বিষয়টো উত্থাপন কৰিব আৰু লগতে বাহাল থকা আনুসাংগিক নিয়ম অনুসৰি সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি গৰাকীৰ সপক্ষে পি.পি.ও.ৰ নকল প্ৰতিলিপি প্ৰদান কৰিবলৈ অনুৰোধ জনাব। কিন্তু এই প্ৰক্ৰিয়া আৰাম্ভ কৰাৰ পূৰ্বেইপেঞ্চন প্ৰদান শাখাই পেঞ্চন প্ৰদান পঞ্জীয়নৰ জৰিয়তে নিশ্চিত হব লাগিব যে পি.পি.ও.ৰ বাবত পেঞ্চনাৰে পূৰ্বে পেঞ্চনলাভকৰা নাই, আৰু এই বিষয়ে পি.এ.ও.ক অৱগত কৰি পি.পি.ও.ৰ নকল প্ৰতিলিপি প্ৰদান কৰিবলৈ অনুৰোধ জনাব। এনে ক্ষেত্ৰত পি.পি.ও.ৰ নকল প্ৰতিলিপি লাভ কৰাৰ পাছত ইয়াৰ সপক্ষে পেঞ্চন প্ৰদান কৰাৰ পূৰ্বে পেঞ্চন প্ৰদান শাখাই নিম্নোলেখিত পদক্ষেপ সমূহ গ্ৰহণ কৰিব।
(ক) নকল প্ৰতিলিপিৰ বিষয়ে উল্লেখ কৰোতে পেঞ্চন প্ৰদান পঞ্জীত এই কথা উল্লেখ কৰা হব যেআচল পি.পি.ও.ৰ সপক্ষে কোনো পেঞ্চন প্ৰদান কৰা নহব।
(খ) আচল পি.পি.অ.ৰ বিপৰীতে কোনো পেঞ্চন লাভ নকৰা বিষয়ে পেঞ্চনাৰে এক স্পষ্টীকৰণ প্ৰদান কৰিব;আৰু লগতে আচল পি.পি.অ.খন কেতিয়াবা ঘুৰাই পালে সেইখন পেঞ্চন প্ৰদান শাখাত জমা দিব বুলি প্ৰতিশ্ৰুতিও প্ৰদান কৰিব।
(গ) পি.পি.অ. হেৰুৱাৰ বিষয়ে পি.এ.অ.ক অৱগত কৰা কালছোৱাত যাতে আচল পি.পি.অ.ৰ বিপৰীতে কোনো পেঞ্চন প্ৰদান কৰা নহয় এই বিষয়ে নিশ্চিত হব লাগিব।
যদি কেৱল পেঞ্চনাৰৰ অংশৰ পি.পি.অ. প্ৰতিলিপি হেৰাই বা নষ্ট হয় আৰু ইয়াৰ নৱীকৰণ কৰিব বিচাৰা হয়, তেনেহলে পেঞ্চন প্ৰদান শাখাই পেঞ্চনাৰৰ এই অনুৰোধ বিতৰণকাৰীৰ অংশৰ পি.পি.অ. প্ৰতিলিপি সহ লিংক শাখাৰ জৰিয়তে পি.এ.অ.ক প্ৰেৰণ কৰিব যাতে বাহাল থকা অসম কোষাগাৰ অধিনিয়ম অনুসৰিইয়াৰ নৱীকৰণ কৰা হয়। এই ক্ষেত্ৰত মনকৰিবলগীয়া যে বিতৰণকাৰীৰ অংশৰ পি.পি.অ. প্ৰতিলিপিউপলব্ধ নহলে পেঞ্চন প্ৰদানত যাতে অযথা পলম নহয়, ইয়াৰ বাবে উক্ত পি.পি.অ.ৰ বিপৰীতে এক মাহৰ পেঞ্চন প্ৰদান কৰি উক্ত পি.পি.অ.ৰআনুসাংগীক নথি পি.এ.অ.ক প্ৰেৰণ কৰিব যাতে পৰৱৰ্তী মাহৰ পেঞ্চন প্ৰদান কৰাৰ পূৰ্বে প্ৰয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্ৰহণ কৰিবলৈ পি.এ.অ.ই পৰ্য্যাপ্ত সময় লাভ কৰে।তাৰোপৰি এনে ক্ষেত্ৰত পেঞ্চন প্ৰদান শাখাই পি.এ.অ.ক এই কথা স্মৰণ কৰাব যাতে নথি সমূহ ঘুৰাই পঠিওৱাত কোনো পলম নকৰে।
যদিহে বিতৰণকাৰীৰ অংশৰ পি.পি.অ. প্ৰতিলিপি হেৰাই তেনেহলে এই বিষয়ে পেঞ্চন প্ৰদান বেংকৰ শাখাই এই বিষয়ে গতানুগতিক ব্যৱস্থাৰ জৰিয়তে,অৰ্থাত্ লিংক শাখা, পি.এ.অ.ক অৱগত কৰাব আৰু বিতৰণকাৰীৰ পি.পি.অ.ৰ নকল প্ৰতিলিপি প্ৰদানৰ বাবে অনুৰোধ জনাব।এই উদ্দেশ্যে, পেঞ্চনাৰে শেহতীয়া ভাৱে লাভ কৰা পেঞ্চনৰ তথ্য সহ পেঞ্চনাৰৰ পি.পি.অ. প্ৰতিলিপিৰ এক ফটোষ্টেত প্ৰতিলিপি, বেংক প্ৰবন্ধকৰ দ্বাৰা প্ৰমাণিত, আৰু প্ৰমাণ পত্ৰ পেঞ্চন প্ৰদান শাখাই প্ৰেৰণ কৰিব, ইয়াৰ পাছতে পি.এ.অ.ই বিতৰণকাৰীৰ অংশৰ পি.পি.অ.ৰ এক নকল প্ৰতিলিপি প্ৰদান কৰিবৰ বাবে সংশ্লিষ্ট পি.এ.অ.ক সকলো তথ্য প্ৰেৰণ কৰিব।
